Kommunikations- und Projektassistenz (d/w/m) Institut für Allgemeinmedizin DM.201.24

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Kommunikations- und Projektassistenz (d/w/m) Institut für Allgemeinmedizin DM.201.24

Fachgebiet
Allgemeinmedizin

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Arbeitszeit
Teilzeit

Eintrittsdatum
zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Dauer der Anstellung
Befristet

Bewerbungsfrist
31.10.2024

Einsatzort Charité
Campus Charité Mitte

Kennziffer
3803

Entgeltgruppe
E9b

Arbeiten an der Charité

In unserer AG Health Policy and Systems Research and Innovation (HPSRI) am Institut für Allgemeinmedizin erwartet Sie eine vielseitige und interessante Tätigkeit auf dem Gebiet der hausärztlichen Versorgungsforschung und Versorgungsgestaltung. Im Rahmen eines Forschungsprojekts, finanziert von dem Innovationsfond des Gemeinsamen Bundesausschusses, benötigen wir Ihre administrative und koordinative Unterstützung. Wir sind ein aufgeschlossenes, interprofessionelles Team, das sich darauf freut, Sie willkommen heißen zu dürfen.

Die Stelle im Überblick

Eigenverantwortliche Bürokoordination
Organisation und Nachbereitung von Meetings
Planung, Koordination und Durchführung von Veranstaltungen (Veranstaltungsplanung, Anmeldungsmanagement, Protokollierung und Berichterstattung)
Unterstützung der Projektleitung bei allgemeinen Koordinations- und Organisationsaufgaben
Materialbeschaffung und -verwaltung (Bestellungen von Büromaterialien, Kontrolle der Lieferscheine und Rechnungen, Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen)
Einholung von Angeboten zu Dienstleistungen und damit verbundene administrative Verwaltung
Buchhaltung und Budgetkontrolle für die Arbeitsgruppe mithilfe des elektronischen Bestellsystems
Vorbereitung der Finanzberichte im Rahmen des Projekts (Bestelllisten) zur Vorlage an die Projektleitung
Vorbereitung der Dokumente für Personalmaßnahmen (Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Arbeitszeitveränderungen)
Koordination von Bewerbungsverfahren (HR Puls) und Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender
Verwaltung der Funktionspostfächer des Projekts und Pflege von Kontaktlisten und Kalendereinträgen
Entgegennahme, Priorisierung und Weiterleitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen

Danach suchen wir

Sie verfügen über eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/ Verwaltungsfachangestellter oder Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement bzw. Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Betriebswirtin/ Betriebswirt Kauffrau/ Kaufmann im Gesundheitswesen), alternativ: Journalistin/ Journalist, Kommunikationswissenschaftlerin/ -wissenschaftler oder Mediengestalterin/ Mediengestalter
Berufserfahrung im Büromanagement sowie Erfahrungen in der Projektarbeit und im Veranstaltungsmanagement sind wünschenswert
Erfahrungen mit den Organisationsstrukturen und Verwaltungsabläufen einer Hochschule sind von Vorteil
Sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Programme (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) sowie TYPO3-Kenntnisse bzw. Bereitschaft, diese zu erwerben
Ihre Arbeitsweise ist durch ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit gekennzeichnet
Sie verfügen über gute Team- und Kommunikationsfähigkeit für die Arbeit in einem interdisziplinären Team bestehend aus ärztlichem und wissenschaftlichem Personal
Sie zeichnen sich durch eine hohe Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität sowie durch sehr gute Koordinations- und Organisationsfähigkeit aus
Die deutsche Sprache beherrschen Sie verhandlungssicher in Wort und Schrift
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind von Vorteil

Das bringt die Charité mit

Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007 - Hier finden Sie weitere Informationen

Informationen zur Stelle

Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung, Zulagen und Zusatzdiensten angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
Die Arbeitszeit ist in Teilzeit mit 19,5 Stunden
Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
Die Position ist befristet bis zum: 30.09.2027
Die Bewerbungsfrist endet am: 31.10.2024
Kennziffer: 3803

Bewerbung

Unkompliziert über unser Online-Tool bewerben und ein Teil der Charité werden.

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Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:

martha.koppelow@charite.de

Tel.: 030 450 514 779

Vorteile und Leistungen

Faire Löhne und Arbeitskonditionen

An der Charité erwarten dich Tarifverträge mit fairem Gehalt, vielfältigen Zusatzleistungen und 30 Tagen Urlaub. Die aktuellen Tarifverträge und Entgelttabellen findest du hier.

Familie und Beruf sind an der Charité vereinbar

Wir bieten Eltern Schichtmodelle an, die zu ihrem Leben passen und kooperieren mit Kitas sowie dem Familienportal Voiio, das u. a. Nachhilfeangebote listet.

Leben und Arbeiten in Berlin

Wir haben vier zentrale Einsatzorte in Berlin. Gute Verkehrsanbindungen sowie vielfältigste Kultur- und Freizeitangebote machen das Leben hier besonders attraktiv.

Weitere Vorteile

Häufig gestellte Fragen

Besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten?

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten. Diese ist jedoch vom jeweiligen Bereich und Aufgabenfeld abhängig. Sprich hierzu gerne mit der Ansprechperson des Bereichs, für den du dich interessierst.

Wie werde ich vergütet?

Bei uns wirst du fair und transparent nach Tarifvertrag vergütet – 30 Tage Urlaub inklusive. Die Tarifverträge und Entgelttabellen findst du hier.

Gibt es auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten?

Generell bieten wir immer auch die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ob und in welcher Form besprichst du am besten direkt mit deiner Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner.

Weitere Fragen und Antworten

Weitere Informationen

Datenschutzhinweise

Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.

Zusatzinformationen

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerber:innen werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.